Ketika Anda sedang melakukan blasting email marketing, ada kemungkinan sebagian dari email Anda tidak terkirim.

Padahal, Anda sudah memastikan koneksi internet dan segala penulisan email di database Anda benar.

Namun, tetap saja, sebagian dari email tersebut tidak terkirim.

Jika Anda mengalami hal tersebut, Anda menjumpai apa yang dinamakan dengan bounce.

Dalam email marketing, bounce ialah keadaan di mana email tidak dapat terkirim atau diterima.

Seringkali, titik permasalahan bounce terletak pada email atau server sang penerima email.

Penyebab bounce sendiri beragam, namun bisa diklasifikasikan ke dalam 2 kategori, yakni hard bounce dan soft bounce.

Jika email Anda “terpantul” ketika melakukan blasting, penyebabnya bisa jadi di antara 2 kategori ini.

Jika Anda ingin tahu lebih lanjut tentang bounce, penyebabnya, hingga apa yang harus Anda lakukan untuk mengatasi maupun mencegah bounce terjadi, semuanya akan dibahas di artikel ini.

Daftar Isi

• Pengertian Hard Bounce
• Pengertian Soft Bounce
• Cara Mencegah Terjadinya Bounce
  • Berlakukan Double Opt-In
  • Kelola Database Email Secara Rutin
  • Jangan Kirim Email yang Berukuran Besar
  • Hindari Melakukan Spam
  • Dapatkan Quality Lead
• Kesimpulan

Pengertian Hard Bounce Adalah

Hard bounce merupakan kegagalan pengiriman email yang permanen.

Karena permanen, kegagalan ini tidak dapat diperbaiki. Opsi yang tersisa bagi Anda ialah menghapus email yang mengalami hard bounce.

Penyebab hard bounce sendiri beragam.

Namun, umumnya, hard bounce disebabkan oleh:

• Kesalahan penulisan alamat email (typo)
• Alamat email yang sudah tidak aktif
• Domain email yang sudah tidak aktif
• Domain pengirim diblokir

4 faktor tersebuat merupakan faktor permanen yang membuat bounce rate email Anda tinggi jika tidak segera ditindaklanjuti.

Karenanya, ada baiknya Anda mengecek ulang penulisan maupun domain penerima sebelum memasukkan email tersebut ke database Anda.

Meskipun begitu, hard bounce sendiri jarang terjadi.

Seringkali, hard bounce terjadi karena human error maupun pada database email yang sudah lama tidak dikelola.

Pengertian Soft Bounce Adalah

Jika hard bounce bersifat permanen, soft bounce sendiri merupakan kegagalan pengiriman email yang bersifat temporer.

Artinya, masih ada kemungkinan email Anda dapat terkirim karena kegagalan ini hanya bersifat sementara.

Dibandingkan hard bounce, penyebab soft bounce lebih beragam dan lebih sering muncul dalam sebuah blasting email marketing.

Beberapa penyebab umum soft bounce ialah:

• Efek spam filter maupun konfigurasi firewall dari penerima
• Inbox maupun storage email penerima sedang penuh
• Ukuran email yang terlalu besar
• Server penerima email sedang sibuk atau tidak menerima email untuk sementara waktu
• Penerima email sedang nonaktif sementara dan mengaktifkan redirection/auto reply
• Email penerima sudah tidak pernah dibuka

Jika tipikal hard bounce seringkali disebabkan oleh human error, soft bounce biasanya lebih teknikal.

Hal teknikal ini biasanya berkaitan dengan sender reputation maupun IP range.

Dua hal ini sangat erat kaitannya dengan penyedia layanan email marketing yang digunakan.

Maka dari itu, penting untuk memilih penyedia layanan email marketing yang terpercaya seperti DocoBlast.

Namun, kalau Anda mengalami soft bounce, jangan buru-buru menghapus alamat email tersebut.

Kami sangat menyarankan Anda untuk melakukan pengiriman ulang maupun tes secara berkala pada alamat yang dituju.

Jika permasalahan tetap ada setelah 3x tes dalam waktu yang berbeda-beda, maka barulah sebaiknya Anda membersihkan email tersebut dari database Anda.

Karena, jika email dengan label soft bounce itu dibiarkan, akibatnya hanya akan memenuhi database dan menyebabkan bounce rate yang tinggi tiap kali blasting.

Cara Mencegah Terjadinya Hard Bounce dan Soft Bounce

Setelah Anda memahami apa itu hard bounce dan soft bounce dalam email marketing beserta penyelesaiannya, baiknya Anda juga memahami pencegahannya.

Ya, penyebab bounce dalam email marketing kebanyakan dapat dicegah.

Beberapa hal yang bisa Anda terapkan untuk memastikan database Anda bersih dari bounce ialah:

·         Berlakukan Double Opt-In

Pernahkah Anda mengisi form tertentu dalam website atau mencoba berlanggan ke newsletter tertentu, kemudian mendapatkan email yang meminta Anda untuk mengkonfirmasi data Anda?

Jika pernah, maka Anda telah menjumpai sistem double opt-in.

Secara sederhana, double opt-in ialah verifikasi subskripsi email dua langkah, yakni melalui pengisian form di website dan konfirmasi berlangganan yang dikirimkan pada email.

Jika user hanya mengisi form dan tidak melakukan konfirmasi melalui email, maka data diri yang diinput melalui form tidak akan secara otomatis ditambahkan ke database email.

Tujuan double opt-in ialah menyaring email-email yang tidak berkualitas maupun email spam.

Tentunya, sistem seperti ini menguntungkan pihak pengirim dan penerima email.

Bagi pengirim, mereka tidak akan mendapatkan email yang hanya memenuhi database mereka tanpa tujuan tertentu.

Serta, bagi penerima, mereka bisa mencegah email mereka disalahgunakan oleh pihak yang tak bertanggungjawab.

Entah dikarenakan jasa jual beli email atau ditambahkan ke database pengirim tanpa sepengetahuan pemilik email.

·         Kelola Database Email Secara Rutin

Mengelola database email secara rutin merupakan hal yang wajib dilakukan, terutama jika Anda memiliki mailing list yang besar.

Pasalnya, dengan pengelolaan rutin yang terjadwal, Anda bisa melakukan pengecekan secara berkala terkait typo.

Sebagai contoh,

Harusnya: companyperson@gmail.com

Ditulisnya: companyperson@gnail.com

Terkadang, typo seperti ini akan luput dari observasi sesaat dan hanya menghasilkan bounce rate.

Selain itu, jika Anda sudah menjumpai bounce pada blasting sebelumnya, sebaiknya Anda juga segera mengatur ulang database Anda.

Segera bersihkan email yang dilabeli hard bounce dan lakukan testing berkala pada email yang dilabeli soft bounce.

Dan, ketika Anda menemukan email dengan auto responder yang menyarankan Anda untuk menghubungi alamat email lain dengan domain yang sama, Anda juga sebaiknya segera memperbarui database tersebut.

Dengan melakukan pengelolaan rutin, Anda bisa meminimalisir adanya bounce di pengiriman email selanjutnya.

·         Jangan Kirim Email yang Berukuran Besar

Beberapa mail recipient seringkali membatasi ukuran email yang bisa diterima.

Hal ini ditujukan untuk mencegah storage email yang penuh akibat banyaknya email yang masuk.

Umumnya, masalah ini ditemukan pada pengiriman email sejenis newsletter atau yang mengandung banyak elemen visual grafis.

Perlu dipahami bahwa tidak semua perusahaan menerapkan unlimited inbox storage untuk berbagai akun yang terdaftar.

Karenanya, Anda harus memperkirakan juga ukuran email yang akan dikirimkan.

Sebagai contoh, jika Anda menggunakan mail builder DocoBlast atau membuat html sederhana di DocoBlast, pastikan elemen gambar yang Anda gunakan sudah dikompres terlebih dahulu.

Walaupun gambar akan terlihat sedikit pixelated atau ketajamannya berkurang, hal ini akan lebih baik daripada email Anda tidak dapat terkirim.

Selain itu, ukuran email juga sangat mempengaruhi waktu load email.

Jika waktu load email terlalu lama, besar potensinya user akan segera menekan tombol kembali bahkan sebelum semua kontennya berhasil termuat.

Sejatinya, prinsip open pada email tidak jauh berbeda dengan prinsip page views pada website.

Semakin lama loading timenya, semakin besar kemungkinan user enggan membaca kontennya.

Sedikit tips dari kami, usahakan ukuran setiap elemen gambar tidak melebihi 100kb.

Bahkan, di bawah 50kb akan jauh lebih baik.

·         Hindari Melakukan Spam

Tidak ada orang yang suka dengan spam. Ini adalah fakta yang bisa disepakati bersama.

Oleh karena itu, melakukan spam adalah hal yang wajib dihindari.

Namun, yang sering dikategorikan sebagai spam bukan hanya email yang sama dikirimkan dalam jarak waktu yang dekat.

Pengiriman email dengan interval yang terlalu sering, apalagi secara masif, juga dapat dikategorikan sebagai spam.

Pun, selain sistem yang mendeteksi hal ini sebagai spam, besar kemungkinan mail recipient akan terganggu dan melabeli email Anda sebagai spam.

Biasanya kasus ini terjadi pake email update yang dikirimkan harian atau maksimal mingguan.

Jika Anda hendak melakukan strategi daily atau weekly mail updates, ada baiknya Anda tidak melakukan blasting yang masif.

Anda dapat mengirimkan email tersebut dalam batch, atau kepada segmen-segmen tertentu saja.

Tentunya, segmen yang relevan dengan informasi yang Anda sampaikan.

Pasalnya, percuma saja kalau email Anda diterima oleh banyak orang, tetapi jatuhnya dikategorikan sebagai spam.

Hal ini tidak hanya menciderai reputasi bisnis Anda.

Sistem juga bisa jadi mendeteksi domain/server Anda menjadi tidak dipercayai, yang mana hal ini akan berimbas pada pengiriman email selanjutnya. Baik blasting maupun personal.

·         Dapatkan Quality Lead

Seperti yang sudah dijeaskan pada poin double opt-in, memiliki leads yang berkualitas sangatlah penting dalam email marketing.

Adanya lead berkualitas akan sangat berpengaruh pada bounce rate, marked as spam rate, dan juga unsubscribe rate di kemudian hari.

Oleh karena itu, Anda harus menggunakan cara-cara yang jujur dan baik untuk memperoleh leads dan database.

Jangan sekali-sekali membeli database email walaupun praktik ini cukup umum dilakukan dewasa ini.

Lebih baik, Anda menggunakan strategi content marketing untuk memperoleh leads berkualitas.

Sebagai contoh, Anda bisa mengadakan webinar dan digital workshop secara rutin, dengan catatan bahwa setiap email yang didaftarkan mengikuti webinar akan ditambahkan ke dalam database Anda.

Tujuannya untuk memudahkan follow up jika Anda informasi lebih lanjut, atau pemberian informasi jika ada seri webinar atau workshop selanjutnya.

Selain itu, Anda juga bisa membuat HVCO (high value content offer) berupa case study, report, white paper, knowledge deck, maupun ebook.

Semua user yang ingin membaca konten tersebut harus mendaftarkan diri melalui form, yang datanya akan masuk ke dalam database email Anda.

Kesimpulan

Hard bounce dan soft bounce dalam email marketing merupakan kegagalan pengiriman email yang disebabkan oleh alasan permanen maupun temporer.

Penyebabnya beragam, mulai dari yang berasal dari human error hingga sistem.

Meskipun beberapa penyebab bounce dapat diperbaiki, namun akan lebih baik jika Anda meminimalisir penyebab bounce.

Hal ini dengan cara membuat strategi perolehan leads yang baik, strategi pengiriman email yang sesuai, pengelolaan database email secara rutin, dan memilih provider email marketing yang tepat.

Jika Anda membutuhkan solusi untuk kebutuhan email marketing Anda, DocoBlast merupakan salah satu alternatif yang dapat Anda gunakan.

Dengan berbagai fitur pengelolaan database dan mail builder, DocoBlast memudahkan Anda ketika Anda ingin mengirimkan promo, update, newsletter dan banyak lagi melalui email marketing.

Hubungi kami jika Anda ingin mengetahui bagaimana DocoBlast mampu menjawab kebutuhan Anda.